沒靈感、沒創意?手把手教你打造“別人家的年會”

時間:2019-12-12 09:30:04

距離2020年不足1個月,年會開始策劃了嗎?

為了呈現給代理們一場完美的盛宴,不少品牌方已經在抓緊時間籌備了,但年會年年有,翻來覆去就是吃飯、抽獎,如何令代理們滿意?

近期,在優創網絡的網站后臺就有小伙伴問到了“年會打造”這一問題,小編今天就以此為主題,手把手教大家打造“別人家的年會”!

 

01

年會啟動前

需要準備些什么?

場地選址

在確定參加年會的人數以后,品牌方需要提前預定能夠容納年會總人數的酒店,在這里盡量多尋找幾家酒店,從預算、距離、環境等信息對比,以此形成年會選址對比表,根據綜合情況來選擇適合的地址

值得注意的是,在選址前需進行實地考察,并且在簽訂合約時,一定要明確涉及到的費用,明確定金、尾款的支付時間以及酒店的特殊要求

如果公司人數過多的話,還需要提前與大巴車租賃公司溝通,確認時間與車次安排。

人員安排

首先是年會主負責人,他是負責年會各個事項規劃、執行的主要負責人,需要做好年會所有環節的統籌,每個項目負責人都要以主負責人的想法為主

除了主負責人以外,譬如,設計、攝像、會場布置(對接工廠與布展方監督現場落地)、媒體(負責年會相關媒體視頻、音頻等素材)、物料(負責布展物料外的所有物料采購、管理與運輸)都需要專門的負責人。

| 時間安排

為了確保年會所有項目落地,一定要制定細致的時間規劃,并嚴格按照此時間來推進。

年會主題選擇

一個富有創意的年會,能夠刷爆朋友圈,堅定代理們跟隨的信念,奏響新一年工作的序曲,所以我們要好好思考一下,不能一拍腦袋就定下了,要根據企業經營狀況、榮譽、文化等重要元素來衍生,再由策劃團隊成員頭腦風暴得來

以下為年會主題推薦:

榮譽主題類:以表彰、嘉獎先進員工或公司一年取得的成就作為主旨,如“凝聚嘉彰,共創輝煌”、“放飛夢想,超越無限”、“時不我待,努力舉績”等;
闔家團圓類以與員工一起共同體會家的溫度,共跨新年作為主旨,如“居合天下,馨暖人間”、“家,讓愛暖心田”等;
夢想、激勵類:以對未來一年的宏圖展望為主旨,如“感恩有你,同心同行”、“舞動精彩,閃耀未來”、“前進,無止境”等;

寓意類:“燃,2020”、“專‘鼠’為你,燃爆2020”等;

環境類:以公司選址、酒店選址作為主旨,“潮起錢江,踏夢遠航”、“萬馬奔騰,潮起一方”、“奔騰不息,創意不止”、“潮起東方,山河咆哮”等。

 

 
 
 

會場實地勘測

年會負責人與設計、攝像等負責人要去往會場實地勘測,酒店會場面積、可布置區域的尺寸等內容都要拍照留底,并且要與酒店負責人溝通好,包括用餐標準、場地氛圍布置、所需設備、活動所需工作人員數量、相關費用等。

 

 

 

02

如何打造

一場火爆的年會?

禮品選擇

年會上的禮物主要分為伴手禮與禮物。

伴手禮是所有代理人手一份的禮品,以表達心意、定制優先,譬如企業LOGO的胸針、徽章、日歷、簽名筆、戒指等。

而禮物需要按級分配,選品保持差異化,以為公司創造的價值、在公司的年限以及一年來的成績為衡量標準發放禮品,禮物可適當設置懸殊差異大一些,這樣更能激發起大家的勝負欲。

在選擇禮物時,品牌方可以根據大家實際情況來確定,譬如,家中剛有小寶寶,那可以將目標放在母嬰產品上,打造人文關懷。

禮物要形成文檔方便核對,并且要注意提前下單,避免年末快遞無法送達的現象。

流程設計

如果年會想要以表彰與分享為主,可以按照獎項由小到大排序,中間穿插游戲以及公司領導分享等環節,其中,還可以邀請獲獎人員的親人共同頒獎、播放精心定制的視頻等。

| 年會游戲

這里小編推薦幾款游戲供大家參考~

Hi現場-數錢:通過購買我們公司的hi現場程序,實現全場一起數錢,最后上榜的參與者可以上臺領紅包,可以很快調動全場積極性,同時又起到全員的互動,贈送獎品!(Hi現場中還有其他許多形式的集體游戲)

踩氣球:選出十人,男女各半,分五組,一男一女搭配,左右腳捆綁三至四個氣球,活動開始后,互相踩其他組的氣球,并保持自已組的氣球不破,或破得最少,則勝出。

正話反說:主持人要事先準備好一些詞語。主持人說一個詞語,參加游戲的人反著說一遍,說錯或者停頓5秒以內的人即被淘汰。從3個字開始說起,第二輪4個字,第三輪5個字,以此類推。

預熱、造勢

在年會前,預熱、造勢是必不可少的一項,能夠幫助品牌造聲勢抓眼球。

譬如在年會即將開始前5天左右,需要發倒計時海報、視頻,或者企業高層、先進個人、部門的新年祝福等。

此外,還可以搭配一些與企業文化、企業環境、企業組織架構等相關的知識問答H5來造勢與傳播,加深大家對公司的了解。H5平臺可以選擇易企秀、IH、兔展等。

 

 

03

執行年會方案

需要特別注意哪些?

物料安排

零食、獎品、禮物等可存放的物料,在年會前一天需要統一運送到年會場地,而水果、鮮花需要在年會當天早上送達;

酒杯、餐具、桌椅等物料,需要對接好酒店工作人員提前準備好;

年會前一天,年會總負責人、設計負責人和會場布置負責人根據布展效果圖檢查物料質量、材質、色彩、工藝、數量等情況,若出現未達標物料需及時對接搭建商修改或重新制作并在搭建前完成;

在年會當天安排簽到人員并發放伴手禮。

人員安排

舞臺搭建工人、音響師、燈光師、布展搭建工人、攝影攝像師等人需要提前一天到場測試現場情況,安排好第二天的事情。年會當天,主持人、禮儀等人需要提前到達現場,由化妝師上妝。

而在年會現場還需要音控、物料擺放、引導人員。

  • 音控人員:由媒體負責人組建的小隊(酒店和外包團隊一般都不負責音控工作),年會前一天提前到達現場,測試現場媒體播放是否流暢無卡頓;

  • 物料擺放人員:零食、水果、伴手禮等物品可能需要內部人員自行擺放,在年會當天提前2小時到達進行工作;

  • 引導人員:由承擔年會現場座位安排的人事部門負責,在年會當天到達現場,熟悉場地和座位信息。

這里,需要注意的是,每個崗位都需要配備無線電耳麥,在嘈雜的年會現場才能溝通自如

年會結束后,需要進行掃尾工作,攝像、媒體、物料、設計等相關負責人需要清點物料,進行回收、清單、入庫工作,做好善后。

年會結束后,會留下大量的照片以及視頻,可以將這些照片制成小視頻或者海報,為品牌造勢。關于年會現場的盛況,品牌方可以安排相關文案撰寫報道,通過微信公眾號、搜狐號、百家號、頭條號等自媒體發送,用以造勢以及企業背書。

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